展会开幕式上的公关战役
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| (发布日期：2007-3-21 11:47:21) 来源： |
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俗话说，好的开始是成功的一半。开幕式是展览会进场后的第一项正式活动，也是展览会的重要公关活动之一，到场的大多是政府官员、企业名流、新闻记者等重要人士，这些人士本身就具有新闻号召力和传播价值。因此，把开幕式操办得简短、得体、朴素、热烈，会产生事半功倍的公关宣传效果，提升展览会的品牌影响力。从这个意义上说，一场展览会的公关战役，正是从开幕式开始的。
但事情都有两面性，正因为开幕式重要，如果把开幕式搞砸了，展览会也会受到影响。因此，在操作展览会开幕式上以下几个经常出问题的环节，一定要加倍注意。
严防时间“断层”
开幕式的准备工作比较繁琐，又具有时效性，因此很容易在时间的控制上有“断层”，造成工作脱节。所以在时间控制上必须提前计算，规划好，并留有时间空挡来缓冲突发事件的发生。同时，更需要注意对准备工作的细节处理。如2003浙江工业博览会开幕式上，嘉宾在贵宾室休息候场时，会议接待人员没有及时上茶水，匆忙中以瓶装矿泉水招待与会嘉宾。这一极小的举动看似无关紧要，但有嘉宾当场就提出意见，认为这一环节服务不够到位。因此，开幕式的准备工作必须要细心、精心，使活动更趋于完善，不要因为细节而影响全局。
同时，嘉宾的出入路线也要提前合理安排好，避免在开幕式当天出现拥堵场面。这里需要提醒的是，在开幕式结束后必须做好后续跟进工作，安排好嘉宾的下一步活动方案，否则在结束后容易出现嘉宾自行离去，草草收场的不良局面。
一把小伞解困局
开幕式现场的突发事件往往由两大因素引起，分别为人为因素和非人为因素。人为因素引发的突发事件表现在，开幕式上需要参展商、观众的参与，但是有时候，参展商与主办方协调不当，导致关系紧张，甚至会出现一些小摩擦，严重时会有肢体冲突，而且可能会在开幕式现场出现这一极端行为，这就很容易给展会造成不良影响，导致展会形象和美誉度下降。这就需要主办方与参展商及时沟通、协商，使双方在同一立场上获得最大收益，从而解决这一危机。
同样，开幕式上与新闻媒体的沟通也要妥善处理，避免出现一些负面报道。这就需要及时改善彼此关系，引导新闻媒体从不同的立场和观点来报道，避免出现被动局面。
非人为因素引发的突出事件主要表现在天气上。因为这属于不可预测和不可抗力，因此在处理时要灵活应对，及时补救。以2003年西泠印社百年庆典为例，开幕式当天突然下雨，主办方并没有慌乱，在继续活动的同时加派人手购置雨具，及时派送到与会人员手中，并在开展时免费发送给观众。这一举措很快缓解了因天气带来的不利影响。
由细节走向成功
虽说现在开幕式的趋势是提倡简短、朴素，但中国传统讲究热烈，在短时间内要达到开幕式的传播效果，必须要花一番心思。比如，在开幕式上如果只注意在会场布置一些背景广告板、悬挂气球广告等，形式过于单一，不易引起观众的注意。这时，如果要采取“多处开花”的策略，选择更多的宣传渠道，直面观众，效果更佳。在条件允许的情况下，如能在开幕式上采取电视直播，能更直观地全方位展现展会的氛围，获得最大范围内的宣传效果。
开幕式活动不大，但它是一个展会的开始。它的成功与否直接关系到展会的形象、成交意向的达成等，因此在繁琐的细节工作上需要一份细心，实施科学化的管理安排。在人员的分配上要挑选合适的人员进行分组执行，精诚合作，使人力资源达到最优化。在宣传工作上要做到多点宣传，使宣传广告策略上能实现最大收益。在财务管理上则需要进行专业分析，合理使用。在细节管理上力求做到合理、完善，使开幕式在操作上过程流畅，避免出现不必要的麻烦。
尤其在人员安排上，一定要加强开幕式现场工作人员的培训管理。开幕式现场工作人员，包括后台工作人员和前台的司仪、礼仪人员等。后台工作人员多为主办方人员和展馆工作人员，具有一定的业务基础。针对这一块的管理事先必须做到分工明确，加强合作，各部门协调沟通。对于前台的工作人员，司仪一般由专业人员负责，在活动过程中要及时与各方沟通，在时间控制上尤其要求司仪能合理把握。最重要的是礼仪人员的培训和管理。礼仪人员在展会中多由专业礼仪公司出人负责，但作为主办方来说，与礼仪人员之间也要沟通分配协调好，对一些细节工作要“抠”一点，力求完善。在台上的礼仪服务也要竭尽全力，做到细致。因为这时的礼仪人员的一举一动都关系到展会的形象，他们的服务更能提升展会的品牌和价值。
需要指出的是，在人员配置上还要根据展会自身的特点需求进行安排。2003西泠印社百年庆典开幕式上，到场的嘉宾有很多日本、韩国的社团来参加，这就需要配备翻译人员来进行引导、解说、服务工作。所以在工作人员的来源上，要挑选那些具有系统的专业知识和商务公关技能培训的人员，以满足展会的各种要求。
挖掘新闻吸引媒体关注
展览会是一种有主题、有影响的大型公关专题活动，因而具有一定的新闻价值，其往往会成为新闻媒介追踪报道的对象。充分利用这一点来制造新闻可以扩大展会的影响，从而提高展会的知名度，为下一届展会的举办创造条件。作为展会的公关宣传部门在与新闻媒体打交道时要培养与媒体良好的信赖关系，使展会成为新闻媒体在某一主题上最可信赖的信息来源。为配合新闻媒体的宣传需要，主办方可以精心制造一些“新闻事件”，围绕一些特殊内容来制造新闻，如邀请影响大的人物到场致辞，争取到较大的信息覆盖面。
同时，主办方还可以根据展会的具体情况，有计划有步骤地策划出一系列有关展览会所服务行业的新闻事件，使开幕式上的新闻媒体到达率增高，创造出更多的新闻由头，从而树立展会的良好形象，进一步扩大展会影响，实现展会树立品牌形象的目标。
作为一场展览会的开端，开幕式使展会有了自己独特的“面孔”，能更迅速有效地宣传展会，为展会的成功提供一个平稳的基础平台。因此开幕式的组织工作要细心、具体、完善，使其发挥应有的作用。 |
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